Sådan overholder du GDPR ved rekruttering på sociale medier

Undersøger du din virksomheds jobsøgere på Facebook eller fremsøger potentielle kandidater på LinkedIn? Så skal du være opmærksom på en række ting for at overholde reglerne i GDPR.

Sociale medier er efterhånden et vigtigt værktøj i mange virksomheders rekrutteringsproces. Enten som kanal for jobopslag eller som en måde at finde flere oplysninger om kandidater på.

Alt lige fra fritidsinteresser og politisk orientering til tidligere erhvervserfaring er bare et par klik væk, men må du egentlig bruge al den tilgængelige information, hvis du samtidig skal overholde de skrappe krav i Databeskyttelsesforordningen?

Når det kommer til behandling af data om jobkandidater, er der tre ting du som arbejdsgiver skal være opmærksom på. 

1. Oplysningerne skal være relevante

Når du klikker dig ind på sociale medier for at undersøge den person, der måske bliver virksomhedens kommende kollega, behøver du ifølge advokaten ikke at tage skyklapper på.

”Som udgangspunkt må du læse alt, hvad personerne selv har offentliggjort og lagt ud på sociale medier som fx Facebook, Instagram og LinkedIn. Men det er ikke al information, som du må registrere og behandle i forbindelse med rekrutteringen, ” siger Indira Beckovic og fortsætter:

”Du må kun registrere og behandle personoplysninger, der er relevante, saglige og proportionelle i forhold til formålet. Tidligere erhvervserfaring er fx relevant, mens politisk eller seksuel orientering sjældent vil være nødvendigt for en arbejdsgiver at vide noget om. Til gengæld kan følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger, i nogle tilfælde godt betragtes som relevante at registrere – fx hvis du søger en receptionist, og du finder ud af, at en kandidat er synshandicappet.”

2. Du har oplysningspligt

Ifølge advokaten gælder der også en oplysningspligt, når du indsamler og registrerer personoplysninger om potentielle kandidater fra sociale medier.

”Først og fremmest bør du skrive på hjemmeside, i jobopslag og andre relevante steder, at du i forbindelse med en rekrutteringsproces indhenter relevante oplysninger på sociale medier. Så er kandidaterne så at sige ’advaret’ på forhånd, ” siger Indira Beckovic.

Hun forklarer, at oplysningspligten også gælder, når du har søgt informationer på konkrete personer.

”Så skal du sende en mail eller et brev. Her skal du fortælle den enkelte kandidat, hvilke oplysninger du har registreret om vedkommende samt begrunde, hvorfor de enkelte oplysninger er relevante for rekrutteringsprocessen. Endelig skal du oplyse, hvor længe du opbevarer oplysningerne. Såfremt vedkommende bliver ansat, må du som udgangspunkt opbevare oplysningerne indtil fem år efter ansættelsesforholdets ophør og ellers i seks måneder efter modtagelsen.”

3. Husk at indhente samtykke 

Endelig skal du som arbejdsgiver huske at indhente samtykke fra jobkandidaterne, hvis du ønsker at opbevare oplysningerne i længere tid end de seks måneder.

Hvis du fx afviser en kandidat, men måske er interesseret i vedkommende til et senere job, så skal du indhente samtykke til at opbevare oplysningerne i en periode ud over de seks måneder. 

Har du spørgsmål til overstående er du meget velkommen til at tage kontakt